Generell wird empfohlen, in Absprache mit den Projektpartnern geeignete Maßnahmen zu finden, welche die Umsetzung der Projektaktivitäten im Rahmen des genehmigten Zeitplans ermöglichen.
- Für Aktivitäten, welche gemäß ihres Inhalts / ihrer Zielsetzung alternativ umgesetzt werden können – wie Besprechungen, Sitzungen, Partnermeetings, Konferenzen, Trainings etc. – sollen alternative (elektronische) Lösungswege gefunden werden (B. Telefonkonferenzen, virtuelle Meetings, schriftliche Umlaufverfahren, e-Learning, Social Media, Online Kampagnen etc.). Dies ist jedoch stets für die Programm- und Kontrollstellen hinreichend zu dokumentieren und zu begründen.
- Im Fall von Aktivitäten, die auf Grund der verordneten Sicherheitsmaßnahmen in Zusammenhang mit dem Coronavirus nicht gemäß dem Zeitplan durchgeführt werden können, ist es nötig, einzelfallspezifisch zu bewerten, ob die gegenständliche Aktivität unerlässlich für die Zielerreichung bzw. für die Erfüllung der Projektindikatoren ist. Wenn dies der Fall ist, ist die Umsetzung dieser Aktivitäten zu verschieben und gegebenenfalls ein Antrag auf Verlängerung der Projektlaufzeit einzubringen.
- Befindet sich das Projekt bereits in seiner Endphase, so wird die Projektlaufzeit trotz der gegebenen Umstände nicht automatisch verlängert. Um Projektverlängerung – ebenso wie um andere als notwendig erachtete Projektänderungen – muss der Leadpartner gemäß Kap. 2.3 „Projektänderungen“ des Handbuchs für Projektpartner ansuchen.
Falls es in Zusammenhang mit COVID-19 zur Absage bereits geplanter Aktivitäten wie Veranstaltungen gekommen ist (dies betrifft sowohl Veranstaltungen, an denen der Begünstige teilgenommen hätte als auch Veranstaltungen, die vom Begünstigen durchführt hätten werden sollen), ist für die Förderfähigkeit von Ausgaben folgendes zu beachten:
- Kosten in Zusammenhang mit abgesagten Veranstaltungen (bereits angefallene Kosten oder Stornogebühren) können als förderfähig eingestuft werden, sofern sie im Fall ihrer Umsetzung den allgemeinen Förderfähigkeitsregeln entsprochen hätten.
- Dabei ist darzulegen, dass lediglich das Ziel verfolgt wird, Kosten zu minimieren (B. Storno), dass die aufgewendeten Kosten nicht rückerstattet wurden (z.B. keine Rückerstattung bereit bezahlter Teilnahmegebühren seitens des Veranstalters) bzw. dass sie nicht anderweitig gedeckt werden konnten (z.B. durch eine Versicherung).
- Die einzelfallspezifischen Gründe und Rahmenbedingungen für die Stornierung/Absage (Anweisungen der Behörden, Reiseeinschränkungen, Vertragsbedingungen etc.) sind ordnungsgemäß zu dokumentieren und der Kontrollstelle vorzulegen.
Für weitere Informationen steht das Gemeinsame Sekretariat gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Verwaltungsbehörde
Interreg V-A Österreich – Tschechische Republik
